Jak wykorzystać email marketing do komunikacji wewnętrznej w firmie

Komunikacja wewnątrz firmy pozwala realizować podstawowe funkcje, czyli przekazywanie informacji, kontrolowanie oraz motywowanie załogi. Właściwie prowadzona wpływa pozytywnie na zaangażowanie pracowników, ich reakcje na zmiany oraz podejście do wykonywanych zadań. 

Przekazywanie informacji, budowanie lojalności oraz motywowanie pracowników to podstawowe zadania, jakie ma przed sobą dział tworzący strategię wewnętrznej komunikacji^[1]. Jakie są jej dokładne zastosowania w mniejszym i większym przedsiębiorstwie? Dzięki niej:

• informujemy pracowników o wszelkich nowościach, zmianach, planach oraz sukcesach;
• nowym pracownikom przybliżamy strategię oraz wizję firmy, pracownikom o dłuższym stażu przypominamy o naszych wartościach i podsycamy ich motywację;
• udostępniamy zainteresowanym materiały szkoleniowe, prezentacje, notatki,
• zapraszamy do udziału we wspólnych wydarzeniach: imprezach formowych, spotkaniach integracyjnych, jubileuszach i wydarzeniach okolicznościowych;
• przekazujemy zestawienia wyników sprzedażowych za kolejne okresy oraz inne raporty;
• zbieramy uwagi i sugestie.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna to dobry obieg informacji w firmie. Dzięki niej pracownicy czują się integralną częścią społeczności. Jest to możliwe wtedy, gdy spełnia ona następujące warunki^[2]:

• cechuje ją szybkość działania — pracownicy nie dowiadują się o ważnych sprawach z zewnątrz, z mediów społecznościowych, plotek czy informacji prasowych — email marketing to okazja do bardzo szybkiego działania i dotarcia do wszystkich w tym samym czasie;
• zakładamy otwartość na sugestie — społeczność ma realny wpływ na to, co dzieje się w firmie, jej głos jest słyszalny i brany pod uwagę; pracownicy mogą odpowiadać na otrzymane wiadomości i wyrażać swoje zdanie np. w ankietach, brać udział w konkursach i wychodzić z własną inicjatywą;
• stawiamy na dopasowanie do odbiorcy i wielokanałowość — kanały komunikacji są dopasowane do odbiorców i ich potrzeb oraz używanych na co dzień narzędzi; wewnętrzny email marketing powinien być też spójny z komunikacją w innych kanałach, również offline.

Obraz 1. Przykład szablonu newslettera stworzonego w systemie SARE.
Źródło: materiały szkoleniowe SARE.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas wdrażania komunikacji wewnętrznej w firmie? Zdarza się, że pracodawca (czy dział odpowiedzialny) stosuje jedynie jednostronną komunikację, stawia wyłącznie na kanały offline lub zupełnie nie analizuje uzyskanych w tym procesie danych. Narzędzia email marketingu pozwalają uniknąć tego rodzaju zaniedbań. Skuteczność kanału email potwierdzają wyniki badań agencji Gatehouse zebrane w raporcie State of the sector 2017^[3]. Według nich "maile wysyłane do pracowników plasują się na pierwszym miejscu wśród narzędzi digitalowych wykorzystywanych w korporacjach (96% firm wskazuje je jako główny kanał), natomiast aż w 84% firm wykorzystywane są także e-newslettery."

Kampanie email marketingowe pozwalają wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych w jednym czasie. To szybki sposób na przekazanie aktualności i najważniejszych newsów z branży, z życia firmy czy informacji dotyczących zmian kadrowych. To idealny kanał, by podzielić się z całą społecznością wieściami o awansach i sukcesach poszczególnych pracowników, co z kolei motywuje współpracowników do działania.

Dzięki segmentacji bazy danych możemy wysyłać spersonalizowane wiadomości do poszczególnych działów, jak również kierować do właściwych jednostek odpowiednie materiały związane z indywidualnymi ścieżkami rozwoju naszych pracowników.

Email marketing pozwala przekazywać konkretnym grupom materiały szkoleniowe podnoszące ich kompetencje. Mimo że w życiu prywatnym użytkownika dużą rolę odgrywa social media marketing, to w sferze zawodowej wciąż lepiej sprawdza się email marketing. Nie schodzi on z pierwszego miejsca na liście oficjalnych kanałów komunikacji w firmach^[4]. Prócz wymienionych powyżej korzyści, wiadomości mailowe pozwalają na tworzenie historii komunikacji, co bardzo ułatwia dostęp do zarchiwizowanych treści.

W badaniach przeprowadzonych przez Gatehouse^[5] 90% respondentów wskazuje na trzy główne narzędzia służące do uzyskiwania informacji zwrotnej od pracowników przedsiębiorstw. Są to badania zaangażowania, e-maile oraz wydarzenia i telefony. Tak istotne miejsce email marketing wypracował sobie przez wiele lat praktyki.

Wysoka personalizacja komunikacji pozwala badać satysfakcję konkretnych grup bez ryzyka kierowania treści do nieodpowiednich grup docelowych. Zadbajmy o responsywność komunikacji e-mail ponieważ pracownicy mogą odczytywać tego typu komunikaty również na telefonach.

Obraz 2. Responsywny Mailing w systemie SARE.
Źródło: materiały szkoleniowe SARE.

Wspomniane wcześniej raporty zbierają informacje zwrotne w jednym miejscu. Ich analiza pozwala wprowadzać zmiany i stanowi realną odpowiedź na potrzeby i opinie pracownika. To zaś umacnia poczucie wspólnoty oraz wpływu na to, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Firma, która słucha swoich pracowników, to coś pożądanego na współczesnym rynku pracy. To z pewnością jedna z wartości, jakich obecnie oczekuje od potencjalnego pracodawcy większość kandydatów.